[아이티데일리] 인공지능(AI), 클라우드, 블록체인, 가상현실(VR) 등 4차 산업혁명의 대표 기술이 최근 전자문서 생성 솔루션에도 스며들기 시작했다. 특히 이들 가운데 전자문서의 기술 트렌드로 주목 받고 있는 것이 있다. 바로 블록체인이다. 법적 효력과 보안성을 높이는 데 제격이라는 이유에서다.

이에 업계는 떠오르는 IT 기술과 결합되기 시작한 전자문서 시장 역시 성장을 이어갈 것이라고 예측하고 있다. 한국인터넷진흥원은 전자문서 관련 시장이 향후 3년간 10% 이상씩 꾸준히 성장할 것이라고 전망한 바 있다. 지속적인 성장이 기대되는 전자문서 기술과 시장 전반에 대해 조명해봤다.

비용효율성, 문서관리, 정보유출방지 등 장점

전자문서는 과거 종이가 갖고 있던 특징들을 이어받았으며, 종이의 단점까지 극복한 것으로 평가받는다. 시간이 지나면서 변색되거나 삭아 없어지는 종이와 달리, 전자문서는 오랜 시간이 지나도 변하거나 없어지지 않는다. 또한 공간 활용성도 좋다. 수백에서 수천, 수만 장의 종이문서를 보관하려면 넓은 공간이 필요하지만, 전자문서는 훨씬 적은 공간에 더 많은 문서들을 보관할 수 있다. 이 뿐만 아니라 전자문서는 생산과 유통, 보관, 폐기 등에 따른 관리비용이나 프린트, 잉크 등 소모품 비용도 절감할 수 있다.

이러한 특징을 가진 전자문서가 주목받는 이유는 크게 3가지로 요약할 수 있다. 바로 비용효율성과 문서 관리, 정보 유출 방지 때문이다. 먼저 비용 측면에서 기존의 종이문서는 전자문서에 비해 효율성이 크게 떨어진다. 실제로 국내의 경우 은행 한 곳에서 발생하는 종이문서가 연간 1억 장에 달하는 것으로 나타났다. 더군다나 종이문서를 보관하기 위해서는 박스 73,000여개와 600평 규모의 문서고가 필요했다. 실제로도 기업과 금융기관 등에서는 각종 문서와 서류의 유통, 보관을 위해 연간 1조 원 이상을 쏟아 붓고 있다.

전자문서는 바로 이러한 비용을 절감할 수 있다는 점에서 각광받는다. 종이문서를 가공하는 데 투입되는 비용, 이를 넣을 박스의 비용, 박스를 보관하기 위한 공간 비용 등을 전자문서 솔루션 하나로 대체할 수 있다.

두 번째 이유는 문서관리다. 전자문서는 문서관리의 핵심인 검색이 가능하다. 기존 종이문서의 경우 원하는 데이터를 얻기 위해 수천, 수만 개의 종이문서에서 인력과 시간을 사용하며 직접 찾아야 한다. 그러나 이 같은 단점을 전자문서가 상쇄시켜줄 수 있다. 손쉬운 검색이 가능한 이유는 바로 전자문서의 정보를 데이터베이스(DB)에 보관하기 때문이다. 종이문서는 사람이 원하는 내용을 직접 찾아야 하지만, 전자문서는 DB에 검색 시스템을 연결해 내가 원하는 데이터를 바로 불러올 수 있다.

박우성 엠투소프트 전자문서사업부 이사는 이에 대해 “수천, 수만 장의 종이문서에서 원하는 데이터를 찾는 것은 백사장에서 바늘을 찾는 격”이라면서, “전자문서를 사용하면 문서 검색을 쉽고 빠르게 할 수 있으며, 나아가 정보의 이용 효율성도 높이게 될 것”이라고 설명했다.

마지막으로 정보 유출 방지 측면에서도 보다 효율적이다. 최근 사회 전반에서 많은 문서 정보 유출 사례가 나오고 있다. 실제로 지난 4월 21일에는 코로나19 출동 정보가 담긴 내부문서를 유출한 소방관이 검찰에 기소됐다. 중요 문서에 대한 접근이 쉬웠기 때문에 발생한 사건이었다. 이러한 정보 유출에 대한 문제도 전자문서로 해결할 수 있다. 전자문서의 경우 솔루션을 통해 각각의 사용자에게 접근이 가능하도록 권한을 부여한다. 그렇기 때문에 권한이 허가된 사람만 접근할 수 있어 유출에 대해 안전한 편이다.

포시에스 ‘이폼사인’, ‘오즈이폼’ 포시에스는 최근 클라우드 기반의 전자문서 솔루션 ‘이폼사인(eformsign)’을 출시했다. AWS 클라우드를 사용한 ‘이폼사인’은 별도의 인프라를 구축하지 않고도 쉽게 사용할 수 있다. 전자문서 솔루션이 필요한지만 초기 구축비용이 부담스러워 도입을 미뤄왔던 중소기업에 적합하다. ‘이폼사인’은 ▲쉬운 전자서식 생성 ▲모바일 환경 지원 ▲편리한 전자서명 ▲업무에 맞는 워크플로우 설정 ▲다수 사용자에게 문서 작성 요청 ▲문서 감사 추적 및 위·변조 방지 ▲안전한 문서 저장 ▲완성된 문서와 입력된 데이터 활용 등 여러 장점을 갖고 있다. 포시에스는 ‘이폼사인’ 외에도 주력 전자문서 솔루션이 있다. 바로 ‘오즈이폼(OZ e-Form)’이다. 이 솔루션의 가장 큰 장점은 전문가를 위한 고급 서식을 개발할 수 있는 환경이 잘 갖춰졌다는 점이다. ‘오즈이폼’은 서식을 제작하는 단계부터 기업의 데이터와 연계하기 때문에, 기업의 복잡한 서식을 개발할 수 있는 환경을 제공할 수 있다. 엔터프라이즈를 위한 리포팅 솔루션도 있다. ‘오즈리포트(OZ Report)’다. 이 솔루션은 기업의 보고서 개발부터 운영, 관리에 이르기까지 모든 단계의 작업을 지원한다. 솔루션의 핵심은 ‘HTML5’ 지원이다. 모바일이나 PC로 이 솔루션을 사용할 수 있다. HTML5를 지원해 기존 보고서 파일의 기능과 호환성을 유지하기 때문이다. 또 별도의 PDF뷰어를 설치하지 않고도 문서 출력이 가능하다.