07.07
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[전자문서③] 사용자 편의성 증가 위해 IT와 결합전자문서 시장, IT 신기술 결합으로 순항 이어간다

[아이티데일리] 인공지능(AI), 클라우드, 블록체인, 가상현실(VR) 등 4차 산업혁명의 대표 기술이 최근 전자문서 생성 솔루션에도 스며들기 시작했다. 특히 이들 가운데 전자문서의 기술 트렌드로 주목 받고 있는 것이 있다. 바로 블록체인이다. 법적 효력과 보안성을 높이는 데 제격이라는 이유에서다.

이에 업계는 떠오르는 IT 기술과 결합되기 시작한 전자문서 시장 역시 성장을 이어갈 것이라고 예측하고 있다. 한국인터넷진흥원은 전자문서 관련 시장이 향후 3년간 10% 이상씩 꾸준히 성장할 것이라고 전망한 바 있다. 지속적인 성장이 기대되는 전자문서 기술과 시장 전반에 대해 조명해봤다.

① 비용효율성, 문서관리, 정보유출방지 등 장점
② 도입 시 4단계 거쳐야…블록체인 활용 ‘봇물’
③ 사용자 편의성 증가 위해 IT와 결합
④“산업군 제약 없어 지속적인 성장곡선 그릴 것”


사용자 편의성 증가 위해 IT와 결합

전자문서 역시 타 SW들과 마찬가지로 인공지능(AI), 블록체인, 클라우드, 가상현실(VR)과 같이 많은 인기를 끌고 있는 최신 IT 기술이 적용되기 시작했다. 이러한 신기술들이 전자문서에 결합된 이유는 사용자 편의성을 높이기 위함이다. 종이문서의 단점을 없애는 것에서 끝나는 것이 아닌, IT 기술을 이용해 고객의 편의성을 증가시키는 방향으로 개선되기 시작한 것이다.

먼저 AI 기술이 적용되고 있는 대표 사례로 포시에스의 ‘음성 전자문서 작성 솔루션’을 들 수 있다. 이를 이용하면 사용자는 음성을 통한 전자문서 작성 기술을 통해 더욱 편리하게 전자문서를 활용할 수 있으며, 다양한 입력 방식 중에서도 스마트 디바이스를 이용한 음성 인식을 통해 편리하게 전자문서를 작성하고 서명까지 할 수 있다.

송지훈 포시에스 기술개발연구소장은 “이번에 출시 예정인 음성을 통한 전자문서 작성 솔루션인 ‘이폼봇(eformbot)’에는 AI에 반드시 필요한 요소인 머신러닝이 활용됐다. 음성인식은 음성을 글자로 만드는 작업이 중요한데, 이를 위해 머신러닝 알고리즘에 넣을 데이터를 구어체부터 문어체 등 실제 사람의 발화에 맞춰 독해할 수 있도록 다양하게 준비했다”면서, “‘이폼봇’을 활용할 수 있는 디바이스로는 스마트 스피커, 스마트폰, 태블릿 등이 있으며 향후 챗봇을 통해서도 전자문서를 작성하고 처리할 수 있도록 메신저로까지 확대할 계획”이라고 설명했다.

   
▲ 음성 인식을 활용한 전자문서의 업무 처리 과정 (출처: 포시에스)

전자문서에 적용되는 신기술은 비단 AI만이 아니다. 클라우드 역시 전자문서에 적용되고 있다. 클라우드를 활용한 서비스 형태의 전자문서 솔루션이 제공되기 시작한 것이다. 클라우드가 전자문서에 접목된 이유는 바로 기존 구축형 전자문서 솔루션 도입의 걸림돌인 초기 도입비용을 클라우드로 해결할 수 있기 때문이다.

구축형 전자문서의 초기 도입비용에는 전자문서를 보관하는 서버에 대한 스토리지 구축비용과 무결성 검증을 위한 보안솔루션 비용 등이 기본적으로 들어간다. 그렇기에 이를 기존 시스템에 설치하지 않고 클라우드 형태로 사용하는 것이다. 클라우드의 핵심인 사용한 만큼만 지불하는 과금 정책 덕분에 초기 도입비용이 부담되는 중소·중견 기업들에게 각광받고 있다.

또한 클라우드 형태의 전자문서 솔루션은 사용자가 원하는 서식이 있으면 서비스와 사양에 맞춰 활용할 수 있다는 장점도 있다. 수많은 사용자가 전자문서 솔루션을 사용해도 확장성이 높아 처리 속도가 빠르게 유지된다. 아울러 클라우드 사업자의 서버에 전자문서가 보관되기 때문에 클라우드 사업자가 설치한 보안 솔루션의 혜택도 볼 수 있다.

마지막으로 최근 전자문서에 결합하기 위해 연구되고 있는 신기술이 있다. 바로 가상현실(VR) 기술이다. VR 기술은 현실에서 오는 위험성과 시공간의 제약 없이 업무를 수행할 수 있는 기술이다. 엠투소프트 유용준 전자문서사업부장은 “현재 종이문서의 프로세스를 대신해 처리한다는 의미에서는 전자문서와 가상현실 기술은 태생이 비슷하다고 볼 수 있다”며, “태생이 비슷한 기술들이 협업을 한다면 기대이상의 시너지를 낼 수 있다고 본다”고 설명했다.

이어 그는 “AI 리포트처럼 가상현실을 이용해 원하는 빅데이터를 조합해 서식을 만들거나 서명을 하는 것에 엠투소프트는 초점을 맞추고 있다”며, “다만 현재 VR과 전자문서가 결합돼 시너지를 내기 위해서는 보안이나 관련 법 조항 등 여러 가지 정책이 마련돼야 한다”고 덧붙였다.

엠투소프트 ‘크로닉스 스마트 폼’

엠투소프트의 대표적인 전자문서 솔루션은 ‘크로닉스 스마트 폼(CROWNIX Smart Form)’이다. ‘크로닉스 스마트 폼’은 ▲워드프로세스 보다 편리한 문서 레이아웃 작성 기능 ▲다양한 데이터 소스와 연동한 리포팅 출력 지원 ▲페이지 단위 프로세싱으로 빠른 출력 속도 제공 ▲HTML5 대응으로 다양한 웹브라우저 및 모바일 단말 지원 등의 특장점을 갖고 있다.

‘크로닉스 스마트 폼’을 구성하는 요소는 전자문서 생성 및 제출된 데이터를 담당하는 ‘크로닉스 스마트 폼 서버(Smart Form Server)’와 서식 작성을 담당하는 ‘크로닉스 스마트 폼 디자이너(CROWNIX Smart Form Designer), 전자문서의 열람/입력/제출을 담당하는 ’크로닉스 스마트 폼 뷰어(CROWNIX Smart Form Viewer) 3가지다.

‘크로닉스 스마트 폼 서버’는 전자문서 생성에 필요한 DB 접속 기능 및 입력된 데이터를 DB에 넣는 기능, 전자문서의 조회 및 출력 기능, 암호화가 적용된 PDF 파일 생성 기능, 스마트 폼 쉐어링 기능, 전자서식 파일 형상관리 기능, 서버 통합 관리 기능 등을 지원한다.

‘크로닉스 스마트 폼 디자이너’로는 전자서식 작성, 필수 입력, 가이드 문자열, 입력필드 값, 유효성 검사 환경설정 기능, RDBMS 및 XML 등 다양한 데이터 소스와 데이터 매핑기능 등을 사용할 수 있다. ‘크로닉스 스마트 폼 뷰어’ 주로 텍스트, 서명, 이미지, 콤보박스, 체크박스, 라디오 버튼, 제출 버튼 및 외부 팝업, 데이터 입력기능 등을 지원한다.

유용준 엠투소프트 전자문서사업부장은 “‘크로닉스 스마트 폼’은 국내 공공기관 4,000여 곳에 구축됐다. 이미 보안과 안정성을 인정받았다고 볼 수 있다. 이러한 보안과 안정성을 기반으로 소외계층이나 몸이 불편한 사람들이 IT 혜택을 제대로 누릴 수 있도록 이를 지원하는데 초점을 맞추고자 한다”고 말했다.

   
▲ 엠투소프트의 크로닉스 스마트 폼 대시보드 (출처: 엠투소프트)
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