04.09
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BPM의 시작 “업무 투명성 증대 및 성과평가를 위한 도구”
2002년 당시 필자는 10억 달러 규모의 회사 재무관리자로서 마케팅 관계자들을 도우며 크고 복잡한 예산안 보고서를 만들기 위해 노력하고 있었다. 그 즈음 몇 사람으로부터 다소 퉁명스러운 말을 들었다. 재무 담당자들은 단지 회사와 관련한 보통의 기초적인 학식과 지식적인 것만을 가지고 와서 실망스럽다. 기본적인 사칙연산을 사용하고, 6~7년의 예전 자료에 굵은 글자들을 집어넣거나 색을 넣어 테이블과 그래프를 그리는 등, 순수한 아이들의 장난과도 같은 일을 하면서 시간을 소비한다. 재무 담당자들은 단지 이런 것으로 너무 많은 돈을 받는 것이 아닌가?"

나는 결코 아무런 대답을 하지 않았다. 몇 주 후 매출 전략 회의에서 설욕의 기회를 잡을 수 있었다. 스페인에서의 제품 출시와 관련하여 회사에서 조직적으로 진행하는 이벤트 요소로서 이 프로젝트의 중요성과 핵심성공요인(KSF)에 관해서 모두 동의했다. 나는 재무 담당자로서 판매 규모와 경로의 타이트한 모니터링을 제안했고 이벤트 수, 포지션, 비용들까지 언급했다.

"관련 정보도 없이 그 일을 누가 합니까?" 마케팅 측으로부터 강력한 반발이 즉각적으로 올라왔다. 또 다른 마케터들의 열정적인 반응에 앞서 나는 확실하게 대답할 수 있었다. "당신은 자신이 인정했던, 가장 중요하다고 할 수 있는 핵심성공요인(KSF)에 대해서는 간과하면서, 당신 스스로 전략적 진출을 이끌어 간다고 말하고 있습니다. 그렇지 않습니까?" 그는 커다란 눈으로 나를 돌아보며 "그러니까 어떻게 해야 합니까?" 라고 의문을 제기했다.

바로 이러한 때에 BPM 솔루션을 사용하여 마케팅과 세일즈를 더욱 강화 할 수 있는 것이다.
마케팅과 세일즈의 영역을 고통에서 해방시켜 줄 수 있는 주요 4 가지 이슈들:
포착되는 데이터 범위 정보의 보고서 산출
추정과 통계학적인 프로세스 솔루션의 유연성

포착되는 데이터 범위
전통적으로 매출의 볼륨은 순수익의 모니터링에 기초한다. 회사들이 이 매트릭스를 기반으로 보고서의 초점을 맞추는 2 가지 이유는 다음과 같다.

- 비즈니스의 핵심적 지표이다.
- 관련 데이터들은 송장 시스템들로부터 자연스럽게 추출되어 쉽게 포착될 수 있다
실질적으로 이익과 관련한 데이터들이 활용되지만 분석에서는 더 많은 것을 요구 하게 된다. 이러한 추가적 통찰력의 추출에는 많은 어려움이 따르지만, BPM 솔루션은 조직으로부터 쉽게 다음 단계의 정보를 얻어낼 수 있다.

BPM은 원하는 모든 포맷(데이터베이스, 소프트웨어, 엑셀, 텍스트파일)들에 대해서 강력하고도 통합적인 데이터 추출의 도구를 제공한다. 정규화가 이뤄진 품질 보장의 데이터들을 포착할 수 있고 실제적인 의사 결정 환경에서는 필요한 모든 데이터들이 하나로 집중화 될 수 있다.

예를 들면, 지난밤의 자동화된 인터페이스 설정 후 매일 아침에 마케팅이나 세일즈의 조직 구성원들은 시장 경향에 대한 영역의 통찰력을 얻을 수 있고, 마케팅 캠페인, 특정 프로젝트 관련, 영업과 관련된 수많은 수치들 등에 대하여 높은 품질의 지표들을 확인할 수 있다. 그리고 모든 사람들의 요구 사항을 수용한 완벽한 비즈니스 데이터 집합이 저장될 것이다. 매일 가용성이 유지되면서 이와 관련하여 아무런 추가적 노력도 필요하지 않고 비용의 발생도 없는 것이다.

정보의 보고서 산출
폭 넓은 영역들에서 수많은 정보들은 보완적이어야 하고, 스프레드시트는 데이터 가용성을 고려하며 규모와 다양성의 양쪽 측면을 극한까지 활용하고 있는 실정이다. 이제 스프레드 시트만으로는 위험을 견디어 내기 어려워졌다. 자동화된 인터페이스의 시스템 퍼포먼스와 비교해보면, '복사와 붙여넣기' 수정 작업은 너무나 시대에 뒤떨어져 있음을 알 수 있다. BPM 솔루션은 우리들을 또 다른 중요한 기반적인 통합 층으로 이끌어 준다: 바로 비즈니스 인텔리전스(BI)이다.

마케팅이나 세일즈 팀들에서의 프로파일은 매우 다양하지만 BI로 인해서 이 사항들은 정보들로 다루어질 수 있고 모두 적용하여 나타낼 수 있다. 전 세계에 걸쳐 있는 조직 구성원들에 대하여 온라인 대시보드로서 확인할 수 있다. 명확한 요약 보고서, 지역별 분류, 매니저, 디렉터들에 관하여 기업 전체에 대한 조직별 유도가 가능하다.

유연성 있고 직관적인 피봇 형식의 테이블과 그래프들은, 사용자들로 하여금 문제점에 대해서 근원적인 원인으로부터의 상세 분석을 도와준다. 특정 시장이나 제품 라인에서의 요구 사항들에 대하여 화면에 지도, 점, 선 등의 표현으로 시각적 분석을 제공할 수 있다. 글로벌한 용이성과 짧은 교육 기간을 통해 모든 조직의 모든 팀들은 폭넓은 통찰력을 갖추고 자신들의 액티비티와 실행 이슈들을 모니터링 할 수 있게 된다.

이미 BPM 단계에서 보안적이고 올바른 데이터들이 갖춰졌기 때문에, 'BPM의 권한이양을 통해' BI는 비즈니스 전체 영역에 대한 두드러진 시각화의 산출물을 생성할 수 있다.

추정과 통계학적인 프로세스
단순히 사무실 책상에 앉아서 현장 팀들의 HQ를 분석하고 평가하는 것은 아무런 어려움이 없다. 실제로 몇몇 그룹들에 있어서, 매년 마케팅과 세일즈 부서들은 기업의 전사적인 분석이나 예산안 계획에 1~2달을 소비하고 있다. 다음의 몇 가지 이유들을 살펴보면, 이러한 상황들이 너무나 어처구니가 없다는 사실을 알 수 있다:
이 분석의 시간은 전체 업무의 10% 이상을 차지한다.
책상에 앉아 있는 동안에는 결코 현장에서 실무를 수행할 수 없다.
확실하게 비전문 분야에서의 작업 수행을 요구하는 것이다.
업무 수행의 도구로써 단지 스프레드시트의 활용만으로는 너무나 부족하다.
무엇보다도 이러한 팀들이 세계 각지에 흩어져 있음을 감안해야 한다. 그들 모두가 동일한 표준과 동일한 프로세스를 갖추고 정렬하는 것은 너무나 어렵다.

시간 낭비, 빈약한 성과와 정확성의 부족, 팀의 좌절 등의 원인은 바로 전사적 프로세스의 잘못된 관리에 있다. BI는 이러한 미션들을 수행하는 데 충분하지 못하다. 아주 잘 관리가 이뤄진 통찰력이라 할지라도 높은 품질의 예산안 프로세스를 이끌어내는 데는 한계가 있다. 진정한 퍼포먼스 시각화를 위해서는 BPM 레버리지의 또 다른 핵심 요소를 가져와야 한다: 플래닝과 뛰어난 분석적 솔루션들이 필요하다.
예를 들어, 예산안 프로세스를 위한 플래닝 솔루션은 극적으로 성과를 향상시킬 수 있다.

웍플로우는 더욱 보안적이고 명확해진다.
BPM의 플래닝 솔루션은 웹 기반의 형식으로 모든 매출 예측을 할 수 있다. 이 정보들은 다양한 수준에서 유효성 검증과 수정을 거친다. 수기 입력을 통한 데이터 전환이나 손실로부터 안전하게 보호할 수 있으며 각각의 데이터 변화에 대해서 예산안을 통합하고 재 프로세스화 한다. 현장 관리자들은 오직 목표 값을 정의하고 플래닝 솔루션에 위임해주면 되는 것이다.

정확성을 증가시켜 처리 시간을 강력하게 줄인다.
관리적 측면에서의 운영부담을 줄여줌으로 인해, 조직들은 자연스럽게 정확성을 확보하고 프로세스에 대한 동기부여가 가능해진다. 매출 실적들을 통합하여 시뮬레이션 할 수 있도록 도와주므로 예전처럼 잘못된 수치나 일관성 없는 매출들을 수정하는데 시간을 낭비하지 않아도 된다. 입력 값에 대한 결과를 즉시 시각적으로 확인할 수 있기 때문에, 입력된 구성원들의 공헌도나 요구되는 성과 분석의 평가가 수월해진다.
BPM은 자연스럽게 조직 구성원들을 비즈니스 우선순위로 이끌어준다. 비즈니스에 대한 더욱 깊은 이해를 위해서 마케터들은 뛰어난 분석의 새로운 영역을 접하게 된다:

다차원 엔진들은 모든 시장 분석의 요구사항들에 대해 보안적인 규모의 인텔리전스와 복잡한 크로스 매트릭스의 계산을 수행할 수 있다. 데이터 큐브를 기반으로 하기 때문에, 매출 시장의 분석에 있어서 다양한 관점으로(POV) 보고서들을 만들어내는데 데이터베이스 구조의 제한을 받지 않는다. 마음먹은 대로 데이터들을 온라인으로 살피면서 실제 비즈니스와의 연결고리를 유지할 수 있으며 의사결정 수행을 위한 합당한 분석을 내릴 수 있다.
인텔리전스 지도에서 지역별 매트릭스 분석을 시각적으로 수행할 수 있다. 몇 번의 마우스 클릭만으로 확인할 수 있는 지리학적인 인프라나 환경 데이터들, 경제 영역, 기업의 매출, 평균 가격, 딜러 위치들을 통해 즉각적으로 상황에 대처하며 초점을 맞출 수 있다.
크로스 매트릭스의 시각적인 분석은 가치 있는 고객들에게 집중할 수 있도록 해준다. 예를 들어 고객 불만, 이익과의 연결, 데이터 손실, 연령별, 제품이나 서비스, 소비자 행동 등의 사항들을 다룰 때 BPM 솔루션은 가장 가치 있는 고객들에게 정확하고도 알맞은 대응을 취할 수 있도록 도와준다.

솔루션의 유연성
전체 비즈니스 영역에서의 요구 사항들에 대해 솔루션들이 재빨리 새로운 환경에 적응하지 못하면 쓸모가 없다. 조직의 탄탄한 재무 구조, 경쟁 활동, 전략적인 진화 등의 사항들은 반드시 유연성 있는 시스템에 의해 이루어진다.

고정된 요구사항들은 또한 핵심적으로 유지보수에 사용되고 현장에서 조절의 도구로 활용될 수는 있다. 영업 요구사항들에 즉각적으로 매칭이 되지 않는 보고서는 아무 의미가 없으며 결국 재 업무 수행을 초래하게 된다. 몇 달 이후, 현장의 개개인들은 모두 자신들만의 보고서를 스프레드시트로 생성해내고 이러한 다양한 버전들과 수많은(한 가지 진실만이 필요한데) 사실들은 업무를 더욱 과중 시킨다. 통합된 BPM 플랫폼은 유연성을 발휘하여 아무런 무결성의 손실이나 피해 없이 모든 방식으로 조절해나갈 것이다.

새로운 시장, 새로운 영역, 또는 새로운 제품 라인들을 고려한 즉각적인 참조 데이터의 글로벌한 변화는 마스터 데이터 시스템 관리로서 이루어진다.
새로운 정보들을 요구사항에 따라 포착하여 통합할 수 있다.
BI와 뛰어난 분석 솔루션들은 보고서나 즉각적으로 생성되는 수많은 분석 요구들을 빠르게 수용할 수 있다.

지금까지 짧게 살펴본 결과, 현장이나, 마케팅, 관리의 영역들은 비즈니스 퍼포먼스의 로드맵 상에서 서로 진정하게 윈-윈 해나갈 수 있음을 알 수 있었다. BPM은 업무의 투명성을 증대시키고 관리자로 하여금 때때로 어려운 질문들을 더욱 적절하게 조절하고 해결할 수 있도록 도와준다. 동시에 현장 실무자들에게 있어서는 성과를 이해하고 평가할 수 있는 올바른 도구로서 활용되며 관리자들의 복잡하고도 귀찮은 요청들을 수용할 수 있도록 해준다.

관리자 측면이나 현장 측면의 양쪽 모두에 있어서 BPM은 원하지 않는 작업; 이를테면 반복적인 크런칭 작업이나 예산안의 마감일정 수용, 끝이 없는 스프레드시트의 수정 작업 등을 제거해줄 수 있다. BPM은 진정으로 돈을 지불할 만한 가치를 지니고 있는 솔루션이며 우리가 모든 업무들을 더욱 열정을 가지고 대할 수 있도록 도와준다.

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