민진규 국가정보전략연구소 소장
7. 기업의 정보보고서 작성 ①
정보분석과정이 끝나면 정보생산자(producer)인 정보분석관은 정보보고서를 생산해야 한다. 정보분석도 어려운 얘기지만 정보보고서도 잘 작성하기도 어렵다. 대부분의 정보보고서가 추상적인 표현이나 난해한 문장으로 구성되어 있어 정보소비자가 이해하기 어렵다. 국가정보기관의 전문 분석요원이 작성한 보고서도 크게 이 범주를 벗어나 지 않는다. 오히려 정보소비자(consumer)가 이해하기 어려운 보고서를 그럴듯하게 잘 작성하는 것이 자신의 노하우라고 생각하는 정보분석관도 있다. 정보보고서 작성에 관련된 유의사항, 훌륭한 보고서 작성방법, 정보보고서 분류원칙, 실제 기업의 사례, 비밀의 표지(標識)방법과 유의사항 등을 살펴보도록 하자.
정보보고서 작성 시 유의사항
정보보고서 작성은 정보분석관이 정보소비자에게 자신이 한 분석결과를 전달하고 중요한 의사결정을 유도하기 위한 목적으로 행해진다. 국가정보학을 연구하고 체계화시킨 미국의 M. M. Lowenthal은 정보보고서 작성을 하면서 지켜야 할 4가지 조건을 제시했다.
첫째, 적시성(timely)으로 정보보고서는 정보소비자가 필요한 시점에 제공되어야 한다는 것을 말한다. 정보분석관은 정보의 질(quality), 즉 정확성을 높이기 위해 시간을 끄는 경향이 있다. 하지만 정보의 질은 첩보의 양(quantity)과는 연관성이 낮으므로 첩보가 부족하거나 판단에 시간이 더 소요되더라도 정보소비자가 해당 정보를 원하는 시점에 제공할 수 있도록 노력해야 한다.
둘째, 적절성(tailored)으로 특정한 정보요구의 깊이, 넓이와 관계없이 군더더기 없이 정보소비자의 요구에 초점을 맞춰야한다는 의미다. 대부분의 정보생산자가 자신이 얼마나 많은 첩보를 수집했는지 보여주기 위해 방대한 첩보를 가공해 장문의 보고서를 작성한다. 하지만 중요한 것은 정보생산자가 얼마나 많이 알고 있느냐 보다는 자신이 알고자 하는 주제에 얼마나 충실한지로 평가받는다.
셋째, 이해성(digestible)은 정보보고서는 정보소비자가 가능한 쉽게 이해할 수 있는 형태와 용어로 작성되어야 한다는 것이다. 정보소비자가 특정 이슈나 분야에 대해 이해도가 낮을 경우 정보생산자가 자신만이 아는 용어나 표현법으로 정보보고서를 작성해서는 안된다. 정보소비자의 지적 수준과 이해를 반영하지 않으면 결국 정보보고서의 가치도 없다.
넷째, 명확성(clear)은 정보보고서의 어떤 내용이 아는 것이고, 어떤 내용이 모르는 것이고, 어떤 내용이 분석에 의한 것인지 정보소비자에게 알려줘야 한다는 것이다. 자신이 알지 못하는 내용을 아는 것처럼 오해할 수 있는 표현을 해서는 안된다. 정보분석이나 판단의 오류가능성을 혼자만 짊어져서는 안되고 정보소비자와 같이 나눠야 한다. 명확성이 정보분석관이 판단을 하지 않기 위한 목적이나 책임회피의 수단으로 악용되어서 는 안 된다.
M. M. Lowenthal의 주장은 기본적인 원칙을 말하는 것이고, 실제 일선에서 업무를 수행하는 정보분석관이 고민해야 할 사항도 몇 가지 더 있다. 우선 정보보고서는 사전계획에 의해 생산해야 한다. 관행적이거나 일상적인 첩보활동을 통해서만 정보생산이 돼서는 안되고, 정보소비자의 요구에 적합한 정보보고서를 생산해야 한다는 뜻이다. 대부분의 정보조직은 자신들이 잘 할 수 있는 업무만 관심을 갖고 있다.
다음으로 현재 필요한 최소 수량만 생산하고 미래의 수요를 대비하여 필요 이상의 부수를 생산해서는 안된다. 현재 해당 정보보고서를 필요로 하는 인원이 3명이라면 3부만 생산해야 한다는 의미다. 비밀보고서의 관리와 보안유지 측면을 강조하는 것이다.
<이하 상세 내용은 컴퓨터월드 5월 호 참조>