기업의 컴플라이언스 및 조사팀은 새롭게 추가된 ‘e디스커버리 플랫폼’의 데이터 분류 기능을 활용, 컴플라이언스 준수를 보장함으로써 대규모 과징금을 피하고 기업 명성 리스크를 최소화할 수 있다. 또한 기업은 개인식별정보(PII)와 정보 접근 요청(Subject Access Request)을 관리할 수 있다.

유럽연합(EU)에서는 이미 개인의 정보 접근 요청 권리를 인정하고 있어 특정 기업에서 보유하고 있는 본인에 대한 모든 정보를 제공하도록 요청할 수 있으며, 개인정보가 어떤 목적으로 처리되고 어떤 기업이 해당 데이터를 수신하는지도 문의할 수 있다.

향후 시행을 앞둔 유럽 일반 개인정보 보호법(General Data Protection Regulation, GDPR)이 개인정보에 대한 데이터 주체의 권리를 강화하면서 기업이 1개월 내에 정보 접근 요청에 대응하도록 규정하고 있어, 전 세계적으로 이러한 요청에 대한 대응의 중요성이 커지고 있다. 하지만 많은 기업들이 어떤 데이터를 보유하고 있으며 해당 데이터가 어디에 있는지에 대한 제한적인 가시성을 갖고 있어, 제출 기한을 지키는 데 어려움이 따를 것으로 예상된다.

정보 접근 요청(Subject Access Request, SAR)에 대한 대비는 GDPR 컴플라이언스 전략의 핵심 요소로, 기업들은 GDPR에 대비하기 위해 다각도로 노력하고 있다. 최근 발표한 ‘베리타스 2017 GDPR 보고서: 3장’에 따르면, 전 세계의 많은 기업들이 전사적으로 새로운 법규를 준수하기 위한 문화를 조성하기 시작한 것으로 나타났다.

베리타스의 최신 ‘e디스커버리 플랫폼’은 기업이 온프레미스 또는 클라우드에 데이터를 분산 저장하고 있는 상황에서 어떤 데이터를 어디에 저장하고 있으며, 이 중에서 개인정보를 적시에 찾아낼 수 있는가에 대한 과제를 해결하도록 지원한다. 기업은 신속하게 개인정보를 찾아내고 검토해, 어떤 개인정보를 공개해야 하고 어떤 정보는 공개하지 않아도 법에 저촉되지 않는지 판단할 수 있다.

또한, ‘e디스커버리 플랫폼’은 GDPR의 정보 접근 요청 요건을 올바르게 이행할 수 있는 온라인 대응 패키지를 제공, 컴플라이언스 준수를 보장함으로써 높은 과징금을 피하고 기업 명성에 영향을 미치지 않도록 지원한다.

민감한 데이터의 적절한 관리를 지원하는 데이터 분류 기능 통합

베리타스 ‘e디스커버리 플랫폼’은 베리타스 분류 엔진(Classification Engine)과 완전히 통합돼 온프레미스 및 클라우드에 존재하는 데이터 리스크에 대한 강력한 인텔리전스를 제공한다. 새로운 통합된 기능을 이용해 기업은 사전 설계된 분류 세트를 기반으로 신속하게 데이터를 검사하고 태그를 지정할 수 있어 민감하거나 위험한 정보를 적절하게 관리하고 보호하는 것이 가능하다. 또한 기업은 베리타스 e디스커버리 플랫폼을 이용해 전사적 범위에서 개인식별정보가 저장된 위치를 검색하고 필요에 따라 데이터를 적절하게 보존하거나 삭제할 수 있게 돼 정보 접근 요청을 이행할 수 있다.

특히, 이번 최신 플랫폼을 활용해 기업이 필요한 데이터만 선별하여 검토 대상 파일을 줄일 수 있다는 것은 상당한 강점이다. 분석 연관성을 기준으로 순위를 나열하는 스택 랭킹(stack ranking) 방법으로 검토 작업의 우선 순위를 정할 수도 있다. 이 같은 혁신은 GDPR과 같은 새로운 규정에서 의무화된 컴플라이언스 기준을 따르는 데 중요한 역할을 한다.

라마 코라판(Rama Kolappan) 베리타스 제품 관리 및 제휴 담당 부사장은 “데이터가 기하급수적으로 증가하는 가운데 전 세계적으로 산업별 데이터 보호 규정이 마련되고 있다”며, “기업은 데이터 위치에 관계없이 연관 데이터를 정확하게 검토, 선별, 관리할 수 있는 툴을 확보하는 것이 시급하다. 사용하기 편리한 단일 애플리케이션인 ‘e디스커버리 플랫폼’을 통해 베리타스는 빠르고 효율적으로 요청에 대응하면서 규정 및 조사 관련 사안을 관리할 수 있도록 지원할 것”이라고 말했다.

엄격한 기한에 맞춘 간편한 데이터 검토 및 수정

최신 e디스커버리 플랫폼은 새로운 검토 및 수정 툴 모음을 통해 보다 지능적이고 빠른 검토를 지원한다. 이번에 추가된 ‘일괄 수정(Bulk Redaction)’ 기능은 자동으로 데이터 세트를 면밀히 검색해 검토자가 미리 지정한 카테고리에 따라 모든 민감한 데이터를 마스킹하는 것을 한 번의 작업으로 수행할 수 있는 새로운 기능이다. 이 기능으로 기업에서 정보 접근 요청 대응 시 공개 대상이 아닌 중요한 데이터(예: 타인과 관련된 개인정보)가 실수로 유출되는 것을 방지할 수 있다.

‘e디스커버리 플랫폼’은 사전 설정된 수정 코드도 포함하고 있어 문서 검토 과정 전반에서 일관성을 유지할 수 있으며, 사용자가 특정 데이터 항목이 공개되지 않은 사유를 개개인에게 제시하는 것이 가능하다. 또한 이번 최신 플랫폼에 새롭게 포함된 주석 기능을 사용해 케이스 처리자들이 더 간편하게 검토 문서를 표시하고 메모를 서로 공유하면서, 여러 검토자가 필요한 데이터 세트의 경우 보다 효과적인 협업 워크플로우를 지원한다.

베리타스 ‘e디스커버리 플랫폼’은 소프트웨어 또는 어플라이언스 버전으로 이용할 수 있으며, 24시간 내에 구축 가능하다.