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LS엠트론, 화상공증으로 ‘공증 문서 관리 비용’ 절감

[아이티데일리] 산업 기계 및 첨단부품을 제조·판매하는 LS엠트론은 법무부 전자공증 제도(이하 전자공증)를 이용해 협력사와의 업무 처리 과정에서 비용을 크게 절감했다.

LS엠트론은 협력사에 금형을 제공하고, 협력사는 이에 대한 금형보관증을 공증 받아 그 인증문을 LS엠트론에 제출함으로써 대금을 지급 받아왔다. 금형보관증 공증이란 A사가 B사에게 금형에 대한 점유·사용권을 이전하고 B사는 해당 금형을 사용, 물품을 제작하여 A사에게 납품하는 과정에 있어서 해당 금형의 소유권이 B사가 아닌 A사에게 존재한다는 것을 확인하는 공증이다.

전자공증이 도입되기 이전, 협력사는 금형보관증을 공증 받기 위해 공증사무소에 방문해야 했고, LS엠트론 또한 협력사가 제출한 종이 공증 문서를 향후 15년간 창고에 보관·관리해야 하는 불편함이 있었다. LS엠트론은 방대한 양의 공증 문서를 색인하여 보존해도 적시에 원하는 문서를 찾는 것이 쉽지 않고, 공증문서가 오래된 경우 첨부된 사진이 변색되어 확인이 안 되는 경우도 더러 있어 어려움을 겪었다. 이에 따라 소요되는 시간과 비용은 효율적인 업무 처리에 큰 걸림돌이 되었다.

법무부가 전자공증을 도입함에 따라 LS엠트론은 2016년도부터 협력사와의 공증업무 처리에 전자공증을 이용했다. 협력사는 공증 문서를 온라인상으로 제공할 수 있어 편리해졌으며, LS엠트론 또한 제공받은 문서를 전자공증시스템 상에 보관할 수 있게 되어 더 이상 종이 문서를 보관·관리할 필요가 없었다. 문서를 보관하던 창고를 컴퓨터 한 대로 대체할 수 있게 되어 보관비용까지 절약하게 된 것이다. 다만 전자공증을 이용하는 경우에도 법률상 공증인의 면전이 아니면 공증을 받을 수 없어, 협력사는 여전히 공증을 받기 위해 공증사무소에 방문해야하는 불편함이 있었다.

2018년도 6월 20일, ‘공증인법 시행령’이 일부 개정되고 화상공증 제도가 시행됨에 따라 공증사무소에 방문하지 않고도 스마트폰이나 컴퓨터를 이용한 화상통화로 공증인을 대면함으로써 편리하게 전자문서에 대한 인증을 받을 수 있게 되었다. 이에 협력사는 공증사무소에 방문하지 않고 금형보관증을 화상공증 받아 LS엠트론에 제공할 수 있게 되었다. 일반 공증을 진행하던 기존에 비해 시간과 비용이 대폭 감소되어 결과적으로 LS엠트론과 협력사 양측 모두 윈윈(Win-Win)할 수 있게 된 것이다.

LS엠트론과 협력사는 법무부 전자공증 및 화상공증 제도를 이용함으로써 일반 공증을 이용하던 때에 비해 연간 약 2억 원에 달하는 비용 절감 효과를 보는 것으로 추정하고 있다. 또한 돈으로 환산하기 어려운 인적·시간적 자원에 대한 절약 효과도 뛰어나다고 밝혔다.

이처럼 화상공증이 가능해짐에 따라 국민들이 편리하고 효율적으로 공증을 받을 수 있게 되었으며, 앞으로 법무부 전자공증시스템이 다양한 업계에서 얼마나 긍정적인 효과를 낼지 그 귀추가 주목되고 있다.

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